Flexibel werken?

Meer dan een corona hype!

Flexibel werken

De early adopter

Eind jaren 90 ontwikkelde Interpolis een nieuwe visie op verzekeren, het Glashelder-concept zag het daglicht. Primair gericht op het transparanter maken van de verzekeringsbranche. Een naar de markt gerichte glasheldere dienstverlening (“laat u de bonnetjes maar thuis we helpen u zo ook wel”) onlosmakelijk verbonden met een naar de organisatie gericht helder werken concept. Dit werd ondersteund met een geheel nieuwe flexibel ingerichte werkomgeving voor zo’n 2000 medewerkers. Interpolis was de early adopter voor het werkplek onafhankelijk werken inclusief de mogelijkheid voor telewerken. In tijden van corona, noemen we dit nu vooral "thuiswerken". Vanuit de gebruikersorganisatie mocht ik in het ambitieuze programma de rol van kwartiermaker voor mijn bedrijfsonderdeel vervullen, verantwoordelijk voor de inrichting en de verhuizing van 800 FTE.

Brede bedrijfskundige implicaties

Feitelijk was dit een cultuurveranderingsprogramma met een significante besparingscomponent. We slaagden erin de klant- en medewerkerstevredenheid en de productiviteit sterk te verbeteren en de bezettingskosten met 25% terug te brengen (zo’n 45% minder werkplekken). Ik heb veel mogen pionieren binnen het concept. Het raakte en verbond zowat alle bedrijfskundige disciplines. Ik noem er een paar; ICT (o.a. nieuwe systemen, digitalisering en beveiliging), HR (nieuwe arbeidsvoorwaarden), kantoorinrichting en facilitair (inrichting activiteit gerelateerde werkplekken en ontmoetingsplekken), maar vooral ook wat ik dan de “zachte kant” van organisaties noem zoals aansturing (van input gericht naar output gericht), communicatie en samenwerking (sociale cohesie).

Middel maar geen doel

Later in mijn carrière ben ik bij Achmea en Rabobank ook betrokken geweest bij vergelijkbare trajecten. De lering die ik trok was dat met name de “zachtere componenten” binnen organisaties de mate van succes bepalen van deze programma’s. Denk daarbij aan leiderschap, aansturing (middle management is de key tot succes), communicatie, sociale cohesie maar vooral ook aan visie en beleving. Flexibel werken is hierbij een middel en geen doel. Het vraagt voor de medewerkers vooral om individueel maatwerk en laat zich niet afdwingen door slechts generieke voorwaarden. Van organisaties vraagt het visie, flexibiliteit en vertrouwen, maar vooral ook veel geduld.

Hybride werken, flexibel werken of activiteitgericht werken zijn op hoofdlijnen synoniemen. Een gedragsverandering binnen alle lagen van de organisatie die nagenoeg alle bedrijfskundige aspecten en de verbinding ertussen raakt. Kies niet voor een instrumentele aanpak maar ontwikkel een gedragen visie waarbinnen hybride werken naadloos past. De intrinsieke motivatie van het management om vrijheid, verantwoordelijkheid, verbondenheid en vertrouwen (de 4 V's van Interpolis) laag in de organisatie te beleggen is de succesfactor voor dergelijke programma’s.